Gestionale calendario agenti call center

Il nostro cliente Gruppo For Business, una importante agenzia napoletana che si occupa di telefonia, energia e noleggio auto, ci ha sottoposto un quesito per la risoluzione di una problematica un pò ostica sulla carta.

Si trattava in pratica di gestire giorno per giorno da vari call center distribuiti in tutta Italia, gli appuntamenti degli agenti in maniera tale che ogni giorno si visualizzassero gli impegni di tutti gli agenti su una riga orizzontale scorrevole.

Soluzioni come Outlook o Sharepoint sono state scartate visto i costi di gestione, mentre con excel c’era il problema della manutenzione e della condivisione del file oltre che del repository sul quale memorizzarlo. Il problema dei conflitti di versione del file era dietro l’angolo.

Dal momento che l’applicazione doveva essere gestita lato call center su pc windows, abbiamo realizzato una desktop application con database in cloud multiutente, in modo che da qualsiasi sede è possibile collegarsi ed inserire i dati.

Entrando come amministratore, si ha accesso ad un menù gestione sistema in cui troviamo tre voci:

La prima utenti del sistema, consente di creare login e password per accedere al programma

La seconda anagrafica agenti consente di caricare gli agenti che verranno mostrati sul calendario in ordine alfabetico

La terza crea utenti per agenti è un tool che consente di creare in automatico gli utenti per ogni agente inserito. Utile quando si fanno inserimenti massivi di agenti.

All’apertura del programma viene mostrato il calendario al giorno di oggi con tutti gli agenti presenti nella tabella agenti.

Sul calendario troviamo due tasti precedente e successivo per spostarsi un giorno alla volta, oppure dalla tendina per saltare ad un giorno prefissato.

Il tasto aggiungi serve per aggiungere un nuovo appuntamento, con la possibilità di inserire una descrizione un luogo una mail ed un numero di telefono oltre che delle note.

Sulla barra del calendario troviamo altri tre comodi tasti: il tasto stampa, per stampare il calendario, un tasto esporta per esportarlo in excel, ed un tasto dimensione per cambiare la dimensione del font come impostazione utente, in modo tale che su ogni postazione ogni utente a seconda del proprio monitor possa ingrandire o ridurre le dimensioni del planner a suo piacimento.

Ovviamente essendo una applicazione in cloud si presta a sviluppi futuri anche da mobile.

Uno sviluppo potrebbe essere ad esempio una applicazione mobile con la quale ogni agente possa consultare il proprio calendario appuntamenti oppure fissare dei nuovi appuntamenti in modo da mettere al corrente in tempo reale anche il call center per coordinare meglio la pianificazione aziendale.