Dal primo gennaio 2019 come ormai tutti sanno, entrerà in vigore anche per i privati la fatturazione elettronica.
Come funziona?
La fatturazione elettronica cambierà il modo di emettere le fatture verso i privati che non potranno essere più cartacee ma ci sarà bisogno di un software che generi un file in un formato particolare chiamato XML che la convertirà nel modo giusto. Questo è un file standard che sostituirà in toto la fattura cartacea e divrà essere prodotto secondo le specifiche dell’agenzia delle entrate.
Leggi la guida per la fatturazione elettronica dell’agenzia delle entrate.
Quali sono i vantaggi della fattura elettronica?
La fattura elettronica presenta una serie di vantaggi. Innanzitutto non bisognerà più consumare tanta carta ed avere tanti costi di spedizione per inviare le fatture. Un cliente non potrà più dire di non averla ricevuta e quindi anche in caso di contenziosi sarà tutto un po’ più semplice. Con la notifica in tempo reale all’agenzia delle Entrate anche la burocrazia si snellirà notevolmente.
Anche la nota di credito diventa elettronica?
Oltre alla fattura anche la nota di credito diventa elettronica, e ne cominceremo a fare molte di più. Questo perchè mentre una fattura cartacea può essere annullata magari rettificandola e rispendendola al cliente, con la fattura elettronica questo non è più possibile. Dovremo quindi fare prima una nota di credito elettronica e poi emettere una nuova fattura.
Riguarda tutti la fattura elettronica?
Almeno per il momento chi lavora in regime dei minimi ed in regime forfettario continuerà ad emettere fatture cartacee. Si consiglia però di tenere separati i progressivi delle fatture cartacee da quelle elettroniche. In particolare il progressivo invio della fattura elettronica dovrà andare sempre avanti anche se lo SDI ce la respinge.
A chi bisogna inviare la fattura elettronica?
La fattura elettronica non dovrà essere più inviata direttamente al cliente finale ma ci sono due possibilità: se ci si dota di un intermediario, bisogna comunicare ai nostri fornitori il nostro codice intermediario e quindi quando questi invieranno la fattura tramite pec allo SDI che è una sorta di organo della agenzia delle entrate che sta tra clienti e fornitori e si occupa della validazione delle fatture. Nel caso in cui siamo muniti di codice intermediario la fattura tramite lo SDI verrà recapitata direttamente al nostro intermediario.
Devo per forza appoggiarmi ad un intermediario?
Non è necessario appoggiarsi per forza ad un intermediario. Questo perchè le fatture elettroniche possono essere inviate via PEC allo SDI che da quel momento sempre sulla nostra PEC comincerà a risponderci in merito agli esiti dell’invio. L’intermediario è importante per un altro aspetto: la conservazione elettronica dei documenti. Per legge infatti le fatture elettroniche vanno conservati secondo alcuni criteri di sicurezza per 10 anni. L’agenzia delle entrate mette a disposizione sul cassetto fiscale un area dove è possibile conservare le fatture elettroniche gratis, ma non si assume alcuna responsabilità in caso di smarrimento. Con l’intermediario invece che è dotato di procedure di disaster recovery dovremmo stare tranquilli per la conservazione della nostra fattura elettronica.
Altro aspetto positivo del rivolgersi ad un intermediario è la possibilità di vedere in chiaro e gestire anche tutto il ciclo passivo.
Bisogna comunicare il codice destinatario ai clienti?
Una volta ricevuto il codice destinatario dall’intermediario, l’unica cosa che dobbiamo fare è andare nella nostra area riservata dell’Agenzia delle Entrate ed indicare lì il codice destinatario. In questo modo si creerà il legame tra l’intermediario e lo SDI. Se non facciamo questa operazione le fatture passive ci verranno notificate solo sul portale dello SDI e per quelle inviate riceveremo le notifiche di scarto e trasmissione tramite PEC.
Tra l’altro nell’ultima semplificazione è stao tolto pure l’obbligo di inserire con sette zeri il codice destinatario quando questo non è presente.
Da gennaio scatteranno le sanzioni?
No, è stato già detto che per i primi sei mesi ci sarà un periodo cosiddetto di assestamento, anche perchè per molti la problematica non è molto chiara e quindi ci sarà una sorta di periodo di limbo dove ci abitueranno a convivere con questa procedura che porta una grossa innovazione tecnologica nel nostro paese.
Per i primi tempi addirittura sarà possibile inviare senza sanzioni le fatture elettroniche entro la fine del periodo di liquidazione dell’iva.
Sicuramente all’inizio ci saranno delle difficoltà ma è un passo necessario per la modernizzazione del nostro paese.
