Che cos’è un DMS?

IL DMS system, acronimo di document management system, raggruppa una categoria di software principalmente lato server in grado di fornire agli utenti di una azienda documenti condivisi nella maniera più semplice e veloce possibile.

Il dms in pratica centralizza tutti i documenti aziendali in un repository . Un amministratore di sistema detto manager, classifica tutti gli utenti in base alla propria posizione all’interno dell’azienda, e gli fornisce accesso a determinate categorie di documenti o approvazione di processi.

Lo spazio di archiviazione dove si trova un documentation dms è solitamente in cloud, ma non mancano aziende che hanno un ced organizzato e quindi organizzano all’interno della azienda il proprio dms.

Lo scopo principale del dms è ovviamente la dematerializzazione, ossia evitare inutili sprechi di carta, avendo i documenti  esclusivamente in formato digitale fisicamente su un server oppure incapsulati all’interno di un database relazionale o big data.

Vediamo quali sono i punti di forza di un document management system:

Archiviazione documentale

Uno degli obiettivi principali di una soluzione enterprise dms è l’archiviazione, ossia avere un unico punto in cui salvare e concentrare tutti i documenti aziendali per l’ottimizzazione della supply chain.

Conservazione digitale dei documenti

La conservazione digitale  a livello corporate è un’altro punto di forza di un dms che consente di ottimizzare anche le procedure di backup di tutto il patrimonio documentale aziendale

Indicizzazione dei documenti

Il dms essendo un database prevede sempre un sistema di indicizzazione con cui è possibile attribuire in maniera manuale o automatica delle parole chiave ai documenti permettendone la semplice rintracciabilità  per tipologia di documento ad esempio o per cliente

Modalità collaborativa

I dms permettono di lavorare anche in maniera collaborativa, ossia più persone possono lavorare sullo stesso documento contemporaneamente attraverso accessi multipli con la storicizzazione di tutte le versioni. I framework su cui si appoggiano contengono spesso anche un sistema di data audit e log degli accessi.

Workflow approvativo

Solitamente un dms prevede anche un sistema di workflow management, all’interno del quale è possibile scrivere delle procedure e quindi creando delle istanze è possibile stabilire una serie di processi approvativi in maniera tale che i documenti vengono erogati alle persone giuste al momento giusto previa approvazione da parte di responsabili agli step precedenti.

Integrazione con altri software

Un buon dms deve essere sincronizzato con altri software come i CRM e principalmente con la posta elettronica. Deve essere indispensabile infatti poter spedire in maniera integrata un documento via posta elettronica durante l’elaborazione di un processo oppure archiviare sul dms un documento ricevuto via posta che ovviamente viene anche sottoposto a scansione antivirus.

Trasversalità tra le filiali ed i reparti

Un dms consente a più filiali e a più reparti di una stessa azienda di operare contemporaneamente ed in maniera orizzontale. Tutto ciò porta evidentemente ad un efficientamento della produttività dell’intera azienda.

Sicurezza

I documenti in un dms sono al sicuro in quanto il loro caricamento ed il loro accesso sono assoggettati a policy di dominio quali active directory, sono crittografati e quindi al sicuro rispetto ai documenti contenuti sui client dei singoli dipendenti. Il dms si presenta anche come un valido strumento contro il furto dei dati e la falsificazione.

Scadenziari

All’interno dei dms è possibile prevedere degli scadenziari, ossia delle date puntuali all’interno di un processo nel quale ad esempio è necessario produrre un documento o sottoporlo all’attenzione di un superiore per l’approvazione. E’importante quindi che nel dms ci sia integrato anche un sistema di gestione delle notifiche che scandisca il lavoro alle singole figure aziendali, migliorando i processi.

Storicizzazione del dato

Con un dms è possibile fare storicizzazione del dato e quindi avere un versioning di tutti i documenti. Con un sistema di data audit è possibile sapere chi ha fatto cosa e quando, potendo risalire in ogni momento ad eventuali responsabilità ad esempio sulla approvazione di un determinato documento, oppure recuperare una vecchia versione di anni precedenti a seguito di un contenzioso o semplicemente per avere una copia di un documento da dover replicare un una nuova versione.

Gestione documentale mobile

Con l’avvento dell’era mobile, un dms permette di fornire e distribuire i documenti su tablet, palmari e cellulari dove gli utenti possono uploadare nuovi documenti, oppure consultarli quando sono ad esempio presso un cliente e c’è bisogno di rivedere un contratto o rileggerne le clausole.

Tutto ciò prima non era possibile e con in connubio del mobile, della archiviazione documentale lato server e i nuovi protocolli di sicurezza è diventato realtà.

Come utilizzare un DMS ?

Per cominciare ad utilizzare un dms una volta create le policy relative a tutti gli utenti, occorre fare un lavoro preliminare di digitalizzazione tramite ocr di tutti i vecchi documenti.

I più moderni dms hanno un sistema di ocr integrato che al momento della digitalizzazione consentno anche la classificazione e l’upload automatico del documento in una cartella specifica velocizzando le procedure di startup.

I documenti ovviamente vanno archiviati secondo una procedura logica che rispecchia i processi aziendali. Per questo motivo prima di cominciare il processo di archiviazione è necessario predisporre in maniera preliminare l’albero strutturale dei documenti aziendali in maniera che essi siano rintracciabili nella maniera più veloce e logica possibile.

Una volta definito l’albero principale del DMS occorre avviare un progetto pilota coinvolgendo solo alcuni settori e richiedere continuamente feedback sull’efficienza dei processi impostati, affinandoli fino al punto da ottenere un vantaggio ed una velocizzazione del lavoro dei singoli dipendenti.

Come procedere alla implementazione di un proprio DMS?

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